Setor de Compras tem operação que cuida de itens que vão de ração animal a complexas linhas de envase de vacinas

Compradores precisam ser profissionais proativos, resilientes e capazes de construir bons relacionamentos

Reportagem: Marcella Franco
Fotos Renato Rodrigues/Comunicação Butantan

Imagine operar um setor cujo escopo vai da aquisição de algo corriqueiro como os papeis que abastecem os banheiros, passa por reagentes e embalagens de vacinas, e alcança até uma complexa linha de envase ao custo de milhões de reais. Pois estes todos são produtos que, para entrar na Fundação Butantan, precisam antes ser negociados pela área de Compras da organização.

Para se ter uma ideia do volume de trabalho, entre agosto de 2023 e janeiro de 2024, foram abertas 1651 requisições, vindas das mais variadas divisões do Butantan. De fevereiro a julho, este número saltou para 2300.

“É difícil descobrir uma origem única para esse aumento. Há um pouco de tudo, mas sem dúvida um ponto importante é que temos vários novos projetos andando, que requerem novas aquisições, e esse é o resultado positivo disso”, afirma Nicolau Mandia Neto, diretor de Compras na Fundação Butantan.

Uma equipe de cerca de 30 funcionários atende às demandas que, a depender da época do ano, podem chegar às 500 mensais. E não basta entender de planilhas e saber fazer contas para ser um bom comprador – há que se ter vários outros predicados.

“É preciso ser alguém proativo e resiliente, e ser capaz de construir bons relacionamentos. Tem que ser pessoas que saibam escutar o cliente, definir as prioridades dele. Aqui, a gente presta serviços e todas as áreas na empresa são nossos clientes. O Butantan todo é cliente do nosso setor”, define Nicolau. 

Entre as principais melhorias que a área vem ganhando na Fundação Butantan está a quebra de exclusividades. “Quando um fornecedor percebe que é exclusivo, ele coloca um preço maior. E, se você ficar preso a isso, você pode pagar mais caro. Ter mais fornecedores nos ajuda a comparar propostas e a buscar o melhor preço, além de minimizar riscos de desabastecimento”, explica Nicolau. 

“Quanto mais economizarmos nas compras, mais dinheiro vai sobrar na Fundação e mais poderemos investir em novos produtos, novos negócios e novas pesquisas”, diz o diretor. “Às vezes, o comprador pode esquecer que seu esforço tem um propósito. Mas cada centavo que a gente economiza é um centavo a mais para o Butantan”, completa Mariana Lippi, gerente de Planejamento Financeiro da Fundação. 

“Temos que ter muito cuidado com o dinheiro”, afirma Nicolau. “Gosto de dizer que, em resumo, comprar melhor é ter um resultado melhor no Ebtida [Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation, and Amortization, ou Lucros antes de Juros, Impostos, Depreciação e Amortização] da Fundação.” 

Há três subdivisões na operação de Compras. Em Diretos, são negociados os materiais produtivos para vacinas e soros, sem os quais fica impossível fabricar. Aqui entram matérias-primas, reagentes e embalagens, por exemplo.

Nos Indiretos, ficam o que Nicolau chama de miscelâneos: material de escritório, material de construção, computadores, papeis higiênicos, sabugo de milho, ração, material de escritório, celulares, medicamentos do hospital Vital Brazil etc.

“Na área de Indiretos, temos também os Serviços Corporativos, que incluem a contratação de serviços de TI, benefícios, plano de saúde, restaurante, empresa de limpeza, empresa de segurança”, completa.

A área de Compra de Capex e Serviços Técnicos, por sua vez, é uma coordenação  que compra equipamentos, todas as peças de reposição desses equipamentos, e os contratos de manutenção deles. “Além disso, contratamos obras e os demais serviços de engenharia da organização”, afirma o diretor.  

Todas essas áreas são acompanhadas por uma gerência que dá suporte técnico e jurídico às contratações, com aprimoramento dos termos de referência, análises e elaboração de minutas de edital e contrato, já que as aquisições têm de seguir parâmetros da lei - aquisições de maior complexidade e vulto são realizadas com a participação dos profissionais que compõem essa área.     

Nicolau afirma que o Butantan vem tentando fazer algo único: trazer para dentro do setor, onde imperam as licitações, o estrategic sourcing do mercado privado. Para ele, o mercado ainda carece de profissionais que mesclem as duas experiências. “Lá fora, ou é um, ou é outro”, define. 

Isso porque, vale lembrar, a Fundação Butantan é uma organização de direito privado, porém deve obrigatoriamente seguir a lei de licitação 14.133. “Isso dá três vezes mais trabalho do que uma compra dentro do setor privado. O processo é burocrático e demorado. Então, esse é o maior desafio hoje da área.”

O diretor também imagina que, no futuro, escolas de ensino superior possam investir em cursos de formação específica para profissionais deste setor. “Isso vem sendo muito discutido, especialmente porque hoje Compras tem bastante peso nas organizações com um grande foco estratégico. Já criaram essa cadeira nos cursos de administração e economia, mas ainda é muito pouco para o tamanho que a área tem.”